Sacarte todo de la cabeza (GTD Objetivo 1)

Después de repasar algunos aspectos importantes sobre cómo funciona nuestro cerebro a la hora de organizarnos y en nuestra rutina en el trabajo, comenzamos con nuestro primer objetivo para trabajar en un plano relajado y productivo: sacarte todo de la cabeza.

Para ello, deberemos buscar un sistema externo fiable donde guardar toda esa información y recordatorios que solemos almacenar, y que además sea sencillo de consultar para poder hacerlo en cualquier momento.

sacarte todo de la cabeza

Y cómo ya hemos visto, uno de los métodos más extendidos y reconocidos para conseguirlo es Getting Things Done, el método de organización personal que se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, no es necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas.

Sacarte todo de la cabeza

En la búsqueda de nuestro primero objetivo nos apoyaremos en tres de los hábitos que prescribe GTD: Recopilar, Procesar y Revisar.

El hábito de Recopilar

El primer hábito que prescribe GTD es el de Recopilar, que básicamente significa apuntar cualquier recordatorio, tarea o información que te parezca importante en una lista que luego puedas ir revisando. Generalmente en GTD a esta lista se le llama bandeja de entrada, porque es el punto por el que entran todas las cosas a nuestro sistema.

Este es el primer paso para poder sacarte todo de la cabeza, dado que gracias a que lo tienes guardado en una lista externa a tu cerebro, no te hace falta recordarlo. Pero para conseguir que nuestro cerebro “aprenda” a no tener que recordarlo, tendremos que apoyarnos en los dos siguientes hábitos.

El hábito de Procesar

Una vez empecemos a Recopilar la información en una bandeja de entrada con el objetivo de sacarte todo de la cabeza, el siguiente paso es revisar toda esa información que recopilamos para separar la paja del grano. Y a esto es a lo que llamamos el hábito de Procesar.

El objetivo de Procesar es responder a la pregunta ¿Qué es esto? para cada elemento que contenga mi bandeja de entrada, y una vez he entendido qué es, decidir de manera rápida entre las siguientes opciones:

  • Eliminarlo: no lo necesito, no me interesa, así que lo borro.
  • Archivarlo: tiene un adjunto o información interesante, pero para más adelante. Lo archivo.
  • Agendarlo: esto es una cita para la semana que viene, lo guardo en el calendario.
  • Incubarlo: creo que esto tengo que hacerlo, así que lo incubo para poder hacerlo, pero en otro momento.
  • Hacerlo: tardo muy poco en hacerlo, así que lo hago ahora. Se suele decir que el límite es 2 minutos.

Una vez terminemos de Procesar nuestra bandeja de entrada, no debería quedar ningún elemento pendiente de procesar. Es decir, todo habrá sido Eliminado, Archivado, Agendado o Incubado. Y si era algo importante y muy rápido de hacer, ya lo habremos hecho.

El hábito de Revisar

Dentro de GTD se dice que el hábito de revisar es el más importante de todos, porque es el que consigue que tu cerebro confié en tu sistema externo y empiece a no almacenar las cosas en la memoria a corto plazo. Esto básicamente significa que si estás intentando utilizar un sistema externo para sacarte todo de la cabeza, pero estás llegando tarde a las reuniones, olvidando compromisos o tareas y, en definitiva, que no tienes el control de tus recordatorios, tu cerebro tomará el control.

Por ello es importante que el hábito de Revisar “te funcione bien”, porque de no ser así, será difícil que tu cerebro comience a olvidarse de las cosas; a confiar en tu sistema.

En resumidas cuentas, y de cara a nuestro primer objetivo de sacarte todo de la cabeza, revisar significa coger el hábito de procesar nuestra bandeja de entrada de manera recurrente. Que toda esa información que recopilamos, sea procesada de forma habitual.

Resumiendo, Revisar es en que momentos proceso mi bandeja de entrada, y Procesar es entender qué es cada elemento de mi bandeja de entrada y decidir que hacer con ello.

Cómo lo hago yo..

En mi caso utilizo cómo herramienta para organizarme la suite de Google (Mail + Calendar), y con ambas herramientas puedo tener centralizada toda la información y puedo Recopilar, Procesar y Revisar de manera sencilla y fácil. Y cómo utilizo GTD para sacarme todo de la cabeza tanto a nivel profesional, cómo a nivel personal, tengo 2 bandejas de entrada: mi correo profesional y mi correo personal.

Existen muchas herramientas que podéis utilizar en vuestro día a día, aunque es importante entender que para empezar con nuestro primer objetivo de sacarte todo de la cabeza es muy útil no poner el foco en la herramienta digital que vas a utilizar. Empieza con algo que ya estés utilizando. La buena noticia es que prácticamente cualquier cliente de correo (Gmail, Outlook, etc.) implementa de forma premeditada, aunque no te hayas dado cuenta, los mecanismos necesarios para utilizar GTD. Tanto en su versión web como desktop. También tienes otras opciones cómo OmniFocus o Evernote.

Empieza por algo sencillo, crea el hábito de Recopilar y Procesar, moldéalo a tus necesidades, y ya habrá tiempo de ir mejorando y cambiar de herramienta si lo crees necesario.

De cara a sacarte todo de la cabeza, es mucho más importante adquirir los hábitos y hacerlos tuyos que elegir una herramienta. La herramienta la puedes cambiar fácilmente, los hábitos no.

¿Qué significa para mi Recopilar?

Mi forma de Recopilar cualquier dato, recordatorio o información que me parezca útil es muy sencilla: Enviarme un email a mi mismo. Obviamente, no todas las cosas que necesito recopilar me las envío yo solo, muchas de ellas vienen de personas que me piden ayuda o que necesitan algo de mi, por lo que enviarme un correo electrónico a mi mismo complementa mi forma de recopilar información para las cosas que sólo dependen de mi.

Con ello consigo que toda la información importante esté centralizada en un único sitio fiable, y cómo consecuencia, no necesito recordar nada por mi mismo. En otras palabras, estoy ayudando a que mi cerebro esté liberado y relajado para utilizarlo en tener ideas, no en almacenarlas.

Los que me conocen ya saben que cuando necesitan mi ayuda o quieren pedirme algo, es habitual en mi pedirles que por favor me envíen un email para así tenerlo trazado. Para que no se me olvide.

¿Qué significa para mi Procesar?

sacarte todo de la cabeza - procesar

En mi caso Procesar es básicamente hacer un barrido por mi bandeja de entrada e ir entendiendo, uno a uno, qué es cada uno de los emails que tengo sin leer. Y cuando he respondido a la pregunta ¿qué es esto?, generalmente tengo varias opciones para decidir que hacer con ello:

Eliminar

Si una de las entradas no es relevante para mi, considero que no tengo nada que hacer con ello, y no voy a querer consultarlo nunca, lo elimino. Sin miedo, y eliminar es borrarlo, nunca mas sabré de esa entrada. Alguno se preguntará cómo puede ser posible que tenga cosas que no me interesen en mi lista si yo mismo me envío la información. Aquí van 2 pistas de porqué:
  • Cuando recopilo información, no pienso. Simplemente recopilo. Si hay algo que me parece interesante, es una idea o alguien me comenta algo que en ese momento llama mi atención, lo recopilo. Repito, sin pensar. Ya habrá tiempo de procesarlo y entender que es, y que voy a hacer con ello.
  • No todo lo que recopilo me lo envío yo. Mi cuenta de correo profesional o personal está abierta a todo el mundo, y siempre pueden llegar cosas que no son interesantes, que no requieren que yo haga nada o que directamente no me interesan.

Archivar

Si la entrada en mi buzón contiene información o algún documento adjunto interesante para revisarlo más adelante, lo archivo. Y en mi caso, lo hago en Dropbox. Tengo una estructura de carpetas que me permite tener toda esa información almacenada y categorizada. Así, si quiero consultarla más adelante, lo puedo hacer de forma fácil y sencilla.

Agendar

¿Tiene una fecha concreta esta tarea? Pues entonces parece buena idea añadirlo al calendario. Por ejemplo, he quedado por Wallapop con una persona en el metro a las 18h para venderle mi vieja pantalla. Adicionalmente, si es algo que tengo que preparar previamente, me reservo espacios en el calendario para la preparación de esta tarea. Un buen ejemplo puede ser dar una formación. Tengo en la agenda la formación en sí, y quizás un par de espacios más para prepararla.

Incubar

Si un elemento de mi lista es algo que tengo que hacer, lo dejo como mensaje leído en mi buzón de correo. Y cómo ya esta “leído”, sé que ya está procesado y que tengo que hacerlo. Pero ya me organizaré para hacerlo… Digamos que es “algo que tengo pendiente de hacer”.

Hacerlo

Si tardo menos en hacerlo que en organizarme para hacerlo, ¿para que Agendarlo o Incubarlo? No tiene mucho sentido guardar cosas en mi lista de pendientes, si me cuesta menos hacerlo que organizarme después para hacerlo. Un ejemplo puede ser cuando alguien te pide que le envíes X información que tu tienes muy mano y no vas a tardar mas de 10 segundos en encontrar… Es rápido, fácil y esa persona seguro que agradece tener la información de manera temprana. Ten en cuenta que si decides hacerlo, no estarás interrumpiendo ninguna tarea, porque estás en tu momento de procesar.

Teniendo en cuenta estas 5 opciones, el hábito de Procesar se resume a ir uno a uno por los elementos de mi buzón de entrada, entender qué es y decidir de manera rápida si borrarlo, archivarlo, agendarlo o incubarlo. Y si es algo muy rápido de resolver, lo hago.

Además de esto, para los elementos que decido Incubar o Agendar, si en el momento de procesarlos tengo más información relevante sobre ese elemento, la añado. Es decir, respondo a ese mismo email añadiendo la información que considero relevante.

¿Qué significa para mi Revisar?

Cómo ya hemos visto el hábito de Revisar es tremendamente importante para que nuestro sistema personal funcione, y en mi caso tengo el hábito de revisar mis bandejas de entrada permanentemente, siempre que puedo. Esto quiere decir que para mí son momentos idóneos para revisar cada vez que tengo un rato libre, cuando voy de una sala de reuniones a mi sitio en el trabajo, o mientras espero a que comience una reunión. Siempre que tengo un momento que no voy a utilizar para hacer algo en particular, es un momento que puedo utilizar para revisar mis bandejas de entrada.

Obviamente, y dado que utilizo cualquier momento de tiempo libre para revisar, generalmente tengo muy pocas cosas sin procesar en mi buzón. Esto hace que en la mayor parte de los momentos libres que tengo, ni siquiera sea necesario para mi preocuparme por procesar.

Tu sistema

Iniciábamos esta entrada con el objetivo de sacarte todo de la cabeza, y hemos visto cómo utilizando los hábitos de Recopilar, Procesar y Revisar tienes una forma sencilla para poder guardar todos tus recordatorios fuera de tu cabeza, en un sistema externo fiable y sencillo de utilizar.

Ahora sólo queda experimentar con estos tres hábitos, ir probando con cada uno de ellos y adaptándolo a tu forma de hacer las cosas. Si poco a poco vas siendo capaz de crear estos nuevos hábitos, y tu cerebro empieza a confiar en tu sistema externo, notaras cómo tu capacidad de concentración aumentará, y sentirás poco a poco como te vas encontrando más relajado a nivel mental, con menos estrés.

Si quieres profundizar en estos tres hábitos de GTD, te recomiendo dos libros:


Referencia Imágenes:
[1]: ChristianTrejo.com: https://christiantrejo.com/wp-content/uploads/2017/07/Successful-To-Do-List.jpg

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