Getting Things Done, el método

Después de descubrir porqué no deberíamos utilizar nuestro cerebro cómo sistema para organizarnos y las consecuencias de hacerlo, pasamos a buscar opciones para tener un sistema externo fiable de organización. Y en mi opinión, a día de hoy, el mejor método para conseguirlo es Getting Things Done (GTD para los amigos).

De hecho no es sólo una opinión mía, ya que Getting Things Done está a día de hoy aceptado mundialmente como uno de los métodos más eficientes de organización personal.

getting things done

Ya hablaremos de la diferencia entre un método y un sistema; el objetivo ahora es que puedas empezar a experimentar de forma más o menos guiada con Getting Things Done, intentando encontrar los primeros cambios en tu sistema de organización con los que te sientas cómodo, y que estos cambios te lleven a mejorar en algo la forma en la que te organizas.

Puede que en todo lo que voy a contar haya cosas que ya haces, o que ya sabes, …incluso cosas que has probado y no te funcionan. No pasa nada, muchos te dirán que Getting Things Done es perfecto. Yo no, adáptalo a tus necesidades. Para mi que consigas una pequeña mejora en tu sistema de organización ya sería una satisfacción muy grande, pero empezaremos despacito, y con buena letra…

Ya habrá tiempo de ir mejorando poco a poco.

Getting Things Done

Getting Things Done es un método de organización personal que se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, no es necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas. Esta es la descripción “oficial”, …vaya, suena bien, ¿no?

Lo que persigue GTD es básicamente hacer fácil el almacenamiento, el seguimiento y la revisión de las cosas que tenemos pendientes o que queremos hacer, permitiendo así liberar a nuestro cerebro de toda esa información y ayudándonos a tener más control sobre nuestro día a día.

GTD se basa en cinco principios esenciales que esconden dentro de ellos lo que en un futuro deberán ser para nosotros hábitos:

Getting Things Done - Proceso

  • Recopilar: Recoger o depositar todo aquello que necesitemos recordar en un contenedor externo a nuestro cerebro.
  • Procesar: Repasar, uno a uno, todos los elementos guardados en nuestro contenedor externo para borrarlo, archivarlo, desecharlo, delegarlo,… o decidir que si tenemos que hacerlo.
  • Organizar: Categorizar nuestros elementos guardados en listas de cosas que tenemos que hacer ahora, que tenemos que hacer a futuro, que puede hacer otra persona, que no vamos a hacer, etc.
  • Revisar: Tener todo nuestro sistema funcionando, pero no hacer revisión de recordatorios de forma habitual no tendría mucho sentido. Este es el momento de repasar nuestras listas de “cosas por hacer” para tener el control del sistema.
  • Hacer: La parte obvia, las cosas que decidimos hacer, las hacemos.

Ya tenemos contexto, una breve introducción al método, y cómo siempre es interesante marcarnos metas hacía las que caminar, vamos a ello..

Objetivo 1: Sacar todo de tu cabeza

Ya sabemos que nuestro cerebro se lleva mal con los recordatorios, y que además no es una gran idea para nuestra capacidad de concentración sobrecargarlo con exceso de información, así que el primer objetivo de utilizar Getting Things Done será sacar toda esa información de nuestra cabeza. Y para ello necesitaremos crear nuevos hábitos que nos permitan tener todos nuestros recordatorios, citas o tareas a realizar guardadas en un lugar fiable y que además sea localizable de forma sencilla.

¿Por qué repito tanto lo de fiable y sencillo? Porque si nuestro sistema no es accesible fácil y rápidamente no lo utilizaremos, y si no tiene la suficiente fiabilidad tu cerebro tomará el control de la situación, volviendo a guardar toda esa información que no queremos en nuestra memoria a corto plazo. Y eso es algo que queremos evitar.

En concreto, y ya aterrizándolo a nuestro método Getting Things Done, los nuevos hábitos que nos ayudarán a sacarnos todo de la cabeza son los de Recopilar, Procesar y Revisar.

Objetivo 2: Ganar control y perspectiva

Una vez hemos sacado toda esa información de nuestra cabeza, nos centraremos en ganar control y perspectiva. ¿Y que es esto? Si haces memoria, en la primera entrada de esta serie hablábamos del trabajador del conocimiento, y de cómo se ha vuelto mucho más importante saber decidir que cosas no vamos a hacer, que hacer todo el trabajo que nos llega.

Pues ese es el objetivo de ganar control y perspectiva, saber decidir que cosas no vamos a hacer, tomando esa decisión teniendo contexto y toda la información necesaria para hacerlo (Control), y teniendo en cuenta los objetivos y nuestro propósito (Perspectiva). Ya sea en nuestra vida personal, o en nuestro trabajo.

Y para conseguir este objetivo, serán fundamentales los hábitos propuestos por Getting Things Done de Procesar, Organizar y Revisar.

Pero… ¿Cómo empiezo?

Generalmente somos muy aficionados a encarar nuestras iniciativas (o problemas) centrándonos en las herramientas que utilizaremos para resolverlos. Yo te propongo algo muy loco, vamos a centrarnos en objetivos. Empieza abordando tu primer objetivo.

Es decir, en lugar de ir repasando uno a uno los hábitos (principios fundamentales) que propone GTD, que es lo habitual en una formación, curso o taller de GTD, vamos a ir directamente a por uno de nuestros objetivos. Y para alcanzar este objetivo, os ayudaré a utilizar el método GTD (la herramienta), pero teniendo en cuenta que esta serie no pretende ser un manual detallado de Getting Things Done, porque para ello ya existen referencias muy buenas que abordan cada uno de los hábitos de forma extensiva.

Por lo tanto, comenzaremos “sacando todo de tu cabeza“.


Referencia Imágenes:
[1]: Vagabomb: https://s3.scoopwhoop.com/anj/sw/737dafff-0d70-4fef-8471-412b79b733a2.jpg

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